第一条 为规范本单位行政处罚案卷的管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规的规定，结合本局工作实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于本局各执法中队的行政处罚案件材料的归档管理。
第三条 本规定所称行政处罚案卷，是指在办理行政处罚案件中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图像、音视频等材料。
行政处罚案卷分为简易程序案卷和一般程序案卷。
第四条 行政处罚案卷的管理遵循统一、规范的原则。各部门、各执法机构的行政处罚案件在立案审批时，应向法规室索要立案号，在处罚审批、结案审批时应由法规室对案卷内容、执法文书、案卷材料进行审核。
第五条 简易程序案件多案一卷，每卷不超过50个案件；一般程序案件一案一卷，案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。
案卷归档一般包括材料整理、排序编号、填写卷宗封面、卷内目录、卷内备考表和装订入盒等步骤。
第六条 行政处罚简易程序案件归档材料包括：
（一）当场处罚决定书；
（二）罚款收据；
（三) 其他文件材料。
第七条 行政处罚一般程序案件归档材料包括：
（一）立案材料。包括投诉信函、投诉受理记录、案件移送函、立案审批表等；
（二）调查取证材料。包括现场检查笔录、现场照片、限期整改通知书、询问笔录、证人证言、协助调查材料、鉴定材料、身份证明等；
（三）审查决定材料。包括案件调查终结报告、行政处罚事先(听证)告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、重大行政处罚决定集体讨论记录、行政处罚审批表、行政处罚决定书等；
（四）处罚执行材料。包括罚款收据、执行情况记录、行政决定履行催告书、强制执行决定书、结案审批表等。
当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，可并入原案卷保管，或单独立卷保管。
第八条 案件结案后，立卷人应当及时将案件处理过程中形成的各种文书和材料进行收集整理。材料整理应当符合下列规定;
（一）能够采用原件的材料应当采用原件，不得以复印件代替原件存档；
（二）整理时应拆除文件上的金属物，超大纸张应折叠成A4纸大小。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、热敏纸文件应予复制；
（三）横印文件材料应当字头朝装订线摆放；
（四）文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订，纸张小于卷面的用A4纸进行托裱；
（五）需要附卷保存的信封，应当打开展平后加贴衬纸留存或者复制留存，邮票不得撕揭。
第九条 案件材料整理后，按照下列规则进行排序编号：
（一）简易程序案卷同一案件按当场处罚决定书、罚款收据(现场收缴的将收据号码登记在处罚决定书上)、其他文件材料的顺序排列；不同案件按结案时间的先后顺序排列；
（二）一般程序案卷按照执法办案流程的时间先后顺序排列(档案管理部门另有规定的从其规定)；
（三）卷内文件材料用号码机以阿拉伯数字依次编号。正面编号在文件的右上角，背面编号在文件的左上角，背面无内容的不编号。
第十条 行政处罚案卷由卷宗封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表、封底组成。
卷宗封面包括：立卷单位、案号、案件名称、年度、页数、保管期限。
卷内目录包括：序号、文号、文件材料名称、页号、备注。
卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
第十一条 案卷装订入盒时应当符合下列要求：
（一）装订时左边和下边取齐，采用两孔一线的方法在左边装订，装订要牢固、整齐，不压字迹，便于翻阅；
（二）案卷背面装订线处用封条封装，并加盖单位公章；
（三）将案卷置于规格统一的卷盒中，并在卷盒盒脊填写所存案卷的年份、保管期限、起止卷号。
第十二条 对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，可以拍摄、冲洗、打印、或者刻录成光盘后入卷，相关证据材料装入证据袋另行保存，并在卷内备考表注明。
第十三条 简易程序案卷保管期限为5年；一般程序案卷保管期限为30年；案件涉及行政复议、行政诉讼的、保管期限为永久。
保管期限从案卷装订成册的次年1月1日起计算。
第十四条 根据工作需要、案卷数量，配置相应的档案库房、档案柜、档案装订器材、温湿度调控设备和其它必要的设备，并指定专人管理。档案库房要符合防火(高温)、防盗，防潮、防尘、防光、防霉、防虫鼠等要求。
第十五条 各执法中队已经办结的行政处罚案卷每半年向法规室移交，进行集中统一管理。
永久保管的案卷按相关规定向县档案局移交。
第十六条 因工作需要借用、复印行政处罚案卷的，应经分管领导批准并登记，做到有据可查。借用人员应有效使用，妥善保管，不得将行政执法案卷挪作他用。
第十七条 成立档案鉴定小组，负责对超过保管期限的案卷进行鉴定销毁。
经鉴定应予销毁的案卷，由档案管理人员制作销毁清册，经鉴定小组负责人签字后销毁。销毁清册永久保存。
第十八条 行政处罚案卷管理工作纳入各执法中队考核。凡发生丢失、涂改、伪造、损毁、擅自销毁案卷等行为的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关规定追究责任。
第十九条 本规定自2020年3月1日起施行。
